Sachez que la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) est obligatoire pour chaque embauche. Sa réalisation doit être faite 8 jours avant la date effective de l’emploi et au plus tard la vieille du recrutement. Si l’employeur ignore cette formalité, l’administration considérera qu’il s’agit d’un travail dissimulé. La réalisation de la DPAE est obligatoire dans le cadre d’un CDI et aussi en cas de CDD. Lorsqu’un CDD est renouvelé, alors le contrat est repoussé à une date ultérieure. Dans ce cas, puisqu’il s’agit du même salarié et du même emploi, c’est seulement la date de fin du contrat qui sera changée. Il n’est donc pas nécessaire de réaliser la DPAE pour la période de prolongation. On se contentera dans ce cas d’un avenant écrit.
Élaboration de la DPAE sans contrat de travail
Dans certains cas de recrutement, il est possible qu’un contrat de travail ne soit pas signé. Mais ce n’est pas une raison d’ignorer la DPAE qui est obligatoire pour toute embauche.
Suite à un entretien, le salarié a la possibilité de travailler sans avoir forcément à signer un contrat de travail. Mais dans certains contextes, le contrat de travail est obligatoire. C’est le cas d’un CDD (Contrat à durée déterminée), d’un CTT (Contrat de travail temporaire), d’un contrat d’apprentissage, d’un contrat de travail ou encore d’un contrat de professionnalisation.
En ce qui concerne le CDD, il est obligatoire que le contrat de travail soit rédigé et signé par l’employeur et le salarié au moins 2 jours avant l’embauche effective. Sachez que ce contrat fait office de preuve juridique dont la présentation peut servir à chaque partie en cas de litige.
Sachez que lorsqu’un employé exerce en CDI dans une entreprise, il n’y a pas d’obligation de contrat écrit. On peut en effet se contenter d’un contrat oral. Toutefois, l’employeur est tenu de remettre au moins au salarié en CDI un document qui l’informe des spécificités de son poste. Les éléments mis en avant dans ce cas doivent figurer sur la DPAE qui sera adressée à l’URSSAF. Mais il faut reconnaitre que cette forme d’embauche n’est pas très souvent réalisée. La plupart des salariés en CDI sont embauchés à partir d’un contrat de travail dans la langue d’origine de l’employé. À ce niveau, il est important de faire très attention, car pour qu’un contrat soit considéré comme un document juridique, il est indispensable que celui-ci soit aussi rédigé en français.
Sanctions encourues en cas de défaut de DPAE
Si vous êtes un employeur et que vous faites des recrutements sans élaborer de DPAE, vous vous exposez à des sanctions. Celles-ci peuvent être civiles. L’URSSAF décidera par exemple de régulariser des cotisations de Sécurité sociale à cause de cette absence de DPAE. Aussi, des sanctions administratives peuvent être prises à votre encontre. À ce propos, l’article L. 1221-11 indique que le non-respect de l’obligation de DPAE engendre une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Notez également que vous vous exposez à des sanctions pénales au cas où vous décideriez volontairement de ne pas réaliser la DPAE. Cela est en effet considéré comme un délit de dissimulation d’emploi salarié.
Notez que si vous dissimulez l’emploi salarié, il est possible que vous soyez condamné par le tribunal correctionnel. Celui-ci pourrait vous infliger une peine cumulative de 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique, et 225 000 euros d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
Toutefois, sachez qu’il existe quelques dérogations. C’est le cas d’un CDD faisant suite à des contrats successifs chez le même employeur élaboré par le même salarié pour le même poste. Il en est de même dans le cadre d’une mission effectuée par un intérimaire ou s’il s’agit d’un salarié mis à la disposition d’une entreprise par une autre entreprise. En outre, il y a dérogation pour certains travaux lorsque l’employeur est un particulier ainsi que pour les bénévoles, les stagiaires et les volontaires au service civil. C’est également le cas pour l’adhérent au titre emploi service entreprise ou TESE, au titre firmes étrangères ou TFE ainsi qu’au titre de chèque emploi association ou CEA. À part ces cas évoqués, la DPAE est obligatoire et ne peut être substituée par un autre document comme le formulaire A1.