La dématérialisation est une tendance adoptée de plus en plus par les entreprises. Mais, comment procéder concrètement à la dématérialisation d’un document ? Il s’agit d’une démarche comportant plusieurs étapes : choix des documents, leur numérisation, leur gestion dans un outil informatique.
Choisir le type des documents à dématérialiser
Dans un projet de dématérialisation, l’entreprise doit commencer par identifier les types de documents qu’il convient de dématérialiser, dans un but précis et pour un service donné. Il peut s’agir de factures client, des factures au fournisseur, des bons de commande, des mandats, des bulletins de paie, des supports commerciaux, etc. À partir du moment où les services concernés par les documents sont connus, vous devez impliquer le personnel dans le projet. De cette façon, ils apprendront à maîtriser les outils par la pratique.
Voir l’exemple de la dématérialisation des documents d’urbanisme
L’apprentissage par la pratique reste en effet le moyen le plus efficace pour assimiler de nouvelles connaissances. De plus, ils sont le plus à même de lister les documents qu’il convient de numériser. La dématérialisation est un processus qui va induire des changements importants dans leur façon de travailler. Comme il est dans la nature humaine de se montrer dubitatif à l’idée d’accueillir le changement, le travail de sensibilisation en amont des salariés aux postes concernés par le projet de dématérialisation est plus que nécessaire. La participation active de tout le monde est garante de la réussite à long terme du projet.
Les fournisseurs des logiciels spécialisés peuvent également bénéficier d’une aide cruciale au tout début du projet. Ils auront l’immense plaisir à prodiguer des conseils visant à vous faire réussir votre projet à l’aide de leurs outils. Le fournisseur choisi peut s’occuper par exemple de sensibiliser et de former les employés avant le lancement effectif du projet. Les employés se montrent souvent plus réceptifs et coopératifs lorsque les formations et les sensibilisations viennent de l’extérieur. De plus en plus d’entreprises proposent en effet des logiciels dédiés à la numérisation tels que Scan Center.
Numérisation des documents papier existants
Après l’identification des documents à dématérialiser, vous pouvez commencer le projet de numérisation. Pour ce faire, plusieurs possibilités s’offrent à votre entreprise. À l’aide d’un scanner informatique, vous pouvez scanner un à un les documents pour ensuite les enregistrer sur ordinateur au format numérique. À l’absence d’un scanner, vous pouvez utiliser un smartphone pour les prendre en photo ou effectuer un scan photographique si votre smartphone est équipé d’une application dédiée.
Une fois disponibles en version numérique, les documents présentant des imperfections peuvent être corrigés ou nettoyés à l’aide de certains logiciels. Les plus avancés des outils de dématérialisation sur le marché permettent de reconnaître et classifier de manière automatique les documents afin de vous permettre de les archiver facilement en toute sécurité.
Pour les documents fiscaux, référez-vous aux procédures A102 B-2 pour la numérisation. Ils sont soumis à des règles strictes qu’un expert en dématérialisation peut vous indiquer. Certains logiciels sont suffisamment intuitifs pour vous renseigner sur les dispositions particulières dès l’ajout des documents au sein de leur base. Ce niveau d’intuitivité devrait d’ailleurs être l’un des principaux qui dictent le choix du logiciel.
Automatisation de gestion des documents électroniques
L’étape finale consiste en l’automatisation de la gestion des documents électroniques. On appelle communément ce procédé par le sigle GED (gestion électronique des documents). Cet outil informatique a pour vocation de permettre la dématérialisation de A à Z des processus de l’entreprise. Les documents reçus seront ainsi convertis immédiatement en leur équivalent au format numérique. Le classement automatique vous informe sur les dispositions légales en vigueur de la durée de conversation nécessaire de différents types des documents.
Le logiciel s’occupe également de l’organisation, la sécurisation et le traitement automatisés des documents. Toutes les données de l’entreprise sont ainsi centralisées dans une base informatique centralisée avec plusieurs niveaux d’accès. Les documents ainsi stockés seront accessibles, éditables selon les règles établies en interne. La confidentialité et le secret professionnel sont ainsi mieux protégés. Grâce à ce type de logiciel, vous réduisez à minima voire à zéro l’utilisation de papier.
La recherche et le traitement des données par les services concernés deviennent ainsi plus simples et plus rapides. Passez cette étape, votre entreprise sera donc bien placée pour mieux satisfaire vos clients par la réduction drastique des délais de traitement de leurs demandes.