Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.
Archiver est une question de méthode
La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi soit ainsi durablement conservées.
Pour cela, Arcalys propose une méthodologie reposant en 4 étapes-clés correspondant au cycle de vie de chaque archives professionnelle :
1. Identifier et authentifier documents
2. Stocker les archives ainsi constituées
3. Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés
4. Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise
Prendre le temps nécessaire, pour ne plus perdre votre temps…
La première étape de l’archivage, dédiée à l’identification, l’authentification, conduisant au classement indispensable pour une conservation des archives dans les meilleures conditions par la suite, est une phase capitale qui peut vite s’avérer chronophage, si vous manquez de méthode et d’organisation. Le traitement, le classement ainsi que le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces, si vous prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature : courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale…
Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend.
Archiver les documents professionnels n’est pas stocker !
Rien ne sert d’empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et leur archivage et ainsi faire face sereinement à toutes ses obligations légales et d’être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits et se protéger juridiquement.
Arcalys propose un accompagnement personnalisé débutant par un audit reposant sur l’évaluation sur site des documents existants et l’établissement en conséquence d’un plan d’archivage adapté aux besoins spécifiques à chaque service en gestion d’archives.
Le plan d’archives comprend :
- Le recensement des familles de documents à gérer
- L’évaluation des volumes à traiter à partir des annuels de progression
- La détermination des durées de conservation légales pour chaque type de document à archiver
- L’évaluation des fréquences de consultations actuelles et futures, afin de garantir une accessibilité des plus fiables des archives
· Quant aux moyens humains et la logistique nécessaire pour assurer une gestion efficace est aussi à considérer et à optimiser de manière à envisager durablement des réductions de coûts de gestion et de fonctionnement.
Les éléments indispensables aux classement et rangement de vos documents professionnels
Le classement et l’archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :
o Les classeurs
o Les pochettes et chemises et autres protègent documents
o Les boîtes de rangement et caisses d’archives ou dossiers suspendus
o Les reliures et autres plastifications
o Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement
L’important étant de pouvoir facilement ranger les documents en les classant à l’aide d’un code d’identification ou de numérotation, servant à retrouver et accéder aisément aux documents recherchés.
N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.
Conserver sous forme papier ou numériser les archives ?
La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papier restent le support de conservation le plus confortable pour être consultées, bien que la numérisation présente aussi des avantages en termes de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.
Pensez aussi à l’externalisation des documents professionnels
La gestion en externe d’une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne. À ce titre, il est préférable pour vous de bénéficier des solutions proposées par Arcalys en matière d’expertise professionnelle sur la gestion et l’externalisation des archives. Ainsi, il vous sera possible d’optimiser vos coûts et vos ressources, pour vous consacrer pleinement et en toute sérénité à votre activité.
Règles à respecter pour l’archivage des documents papier
Pour que l’archivage des documents papier soit parfait, il est impératif de respecter les règles suivantes :
· Évitez de jeter certains documents : il y a des papiers qui peuvent être difficiles à remplacer. Il est possible que vous ayez besoin d’utiliser plus tard un papier qui ne vous intéresse pas aujourd’hui. Faites donc attention pour éviter de jeter un document que vous pourrez rechercher urgemment demain. Pensez à identifier vos archives permanentes et de les conserver dans des classeurs ou des chemises que vous garderez à l’abri du feu. Dans le lot des archives permanentes, on peut citer les lettres importantes, les déclarations de revenus et preuves de paiement, les documents juridiques, les dossiers de retraite et de pension, les certificats vitaux, les déclarations et preuves d’achat ou de vente d’investissements, les rapports d’audit de votre comptable certifié et les documents fiduciaires et procurations.
· Archivage des documents commerciaux : pour la conservation de ce type de document, les règles à respecter par les entreprises sont plus strictes que celles soumises aux personnes physiques. En outre, il y a des règles juridiques propres à certains domaines, comme l’assurance, la santé et le droit. Il est ainsi recommandé de bien vous renseigner auprès de votre association professionnelle pour savoir comment bien vous y prendre. Toutes les entreprises sont tenues de créer des archives permanentes. Celles-ci concernent, en plus des documents cités plus haut, les déclarations financières annuelles, les documents d’entreprise, les fiches d’inventaires, les documents justifiant les ajouts d’immobilisations, les preuves d’achats et les licences, brevets, marques déposées et demandes d’enregistrement.
· Conservation de papiers difficiles à catégoriser : il y a des documents qui sont difficiles à mettre dans une catégorie. Pour leur conservation, il est nécessaire de respecter certaines règles en fonction de la nature de chaque papier. S’il s’agit de documents automobiles, vous devez les garder jusqu’à la vente. Les polices d’assurance sont à conserver tant qu’elles courent tandis que les titres de propriété, les factures d’aménagement et les contrats d’entrepreneurs doivent être conservés jusqu’à la vente.
Règles à respecter pour l’archivage des documents numériques
Concernant les courriers électroniques, pour qu’ils bénéficient de la même force probante qu’un courrier papier, il est indispensable de les établir et de les conserver en garantissant leur intégrité et en authentifiant l’auteur d’origine. Pour cela, le recours à des systèmes dédiés est nécessaire. Ceux-ci associent notamment la signature électronique et l’horodatage électronique.
Dans le Code civil, il est prévu le droit de la copie, ainsi que le droit de la copie numérique d’originaux en papier. On y trouve aussi les conditions dans lesquelles la copie numérique a la même force probante que l’original. Le plus important est de faire en sorte que cette copie soit fiable. Cela veut dire qu’elle doit reproduire de façon fidèle et durable l’original. Ensuite, il est indispensable de conserver la copie dans des conditions permettant d’éviter toute altération de sa forme et de son contenu. Ses modifications éventuelles doivent être traçables. Aussi, il est nécessaire de générer une date et une empreinte numérique.
Sachez que la simple photographie d’un document réalisée avec son téléphone portable n’est pas considérée comme une copie fiable. Il en est de même d’une reproduction faite à partir du scanner. Dans tous les cas, la conservation des originaux en papier est impérative tout au long de la durée de conservation obligatoire. Le Code civil indique que la présentation de l’original d’un document numérisé peut être exigée à tout moment.
Tenir compte de la durée légale de conservation des documents
Pour l’archivage parfait de vos documents professionnels, vous devez avoir une bonne connaissance de la durée légale de conservation de chaque type de document. Ensuite vous devez prendre les dispositions qui s’imposent pour la respecter.
En ce qui concerne les documents commerciaux, sachez qu’ils peuvent prendre divers aspects. S’il s’agit de contrats signés avec les clients ou fournisseurs, la durée minimale de conservation est de 5 ans. Cela s’applique aussi aux correspondances entre l’entreprise et les clients/fournisseurs, à condition qu’une prescription spéciale vienne réduire la durée de conservation.
Pour les contrats électroniques, il faut veiller à pouvoir y accéder pendant une période de 10 ans lorsque ceux-ci mettent en avant une somme égale ou supérieure à 120 euros.
10 ans, c’est aussi le délai de conservation légal des dossiers comptables. L’archivage commence dès la clôture de l’exercice. Sont concernés, entre autres, les bons de commande, les bons de livraison, les factures reçues ou émis ou le livre et le registre comptable.
Les documents fiscaux doivent également être conservés. Ce qu’il faut savoir à ce propos est que la durée de conservation obligatoire est établie à partir de l’année d’imposition. La durée légale de conservation est de 3 ans s’il s’agit de documents relatifs aux impôts sur le revenu et sur les sociétés. Ce délai s’applique aussi pour la TVA, CVAE et CFE. Le délai à respecter est de 2 ans pour BIC, BA et BNC, et d’un an pour les impôts locaux.