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Publié : 8 février 2014
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Fiche n° 26 - L’entretien préalable en 7 questions

L’employeur qui envisage de licencier un-e salarié-e doit respecter la procédure légale prévue en matière de licenciement (convocation du salarié à un entretien préalable au licenciement, déroulement de l’entretien, envoi de la lettre de licenciement).
L’entretien préalable représente une phase essentielle de la procédure légale de licenciement.
Dans l’esprit du législateur, il a pour objectif d’instaurer un véritable échange, de chercher des solutions, une conciliation, afin d’éviter le licenciement.
Quelles que soient la taille de l’entreprise et l’ancienneté du salarié (hors période d’essai), il est imposé par le Code du travail dans chaque licenciement que ce soit pour motif personnel (inaptitude, disciplinaire, insuffisance) ou économique.





Comment est envoyée la convocation ?



La convocation est envoyée à l’adresse habituelle du salarié (celle connue de l’employeur) :
● par lettre recommandée au salarié,
● par lettre remise en main propre contre décharge (si le salarié refuse de signer cette décharge, l’employeur doit envoyer la lettre en recommandé),
● par un autre moyen permettant d’établir la date de réception de la convocation (par exemple, par un système de transport rapide de courrier ou par l’intermédiaire d’un huissier de justice) mais pas par fax ou SMS.

 Le fait de ne pas aller chercher (ou de refuser) le courrier recommandé ou de ne pas en prendre connaissance n’a pas pour effet d’invalider ou de retarder la procédure mais ne peut pas être la cause du licenciement.

Que contient la convocation ?

Cette lettre doit préciser clairement l’objet de la convocation à savoir qu’un licenciement est envisagé.

Une convocation « à un entretien en vue d’une sanction » sans précision d’un éventuel licenciement n’est pas conforme à la procédure de licenciement.
L’exposé des motifs justifiant la convocation (exposés des faits sanctionnables par exemple) n’est pas requis.

La lettre de convocation doit indiquer :
● l’objet de l’entretien entre le salarié et l’employeur (c’est-à-dire envisager le licenciement du salarié),
● la date, l’heure et le lieu de cet entretien,
● la possibilité pour le salarié de se faire assister durant l’entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, s’il n’y a pas de représentants du personnel dans l’entreprise, par un conseiller du salarié,
● les coordonnées de la mairie ou de l’inspection du travail pour que le salarié puisse se procurer la liste des conseillers.

 L’entretien préalable ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la réception de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation.

 La date de réception de la lettre recommandée se situe à la première présentation au domicile du salarié, même si celui-ci ne va chercher la lettre que quelques jours après (il est inutile et déconseillé de tarder, voire de refuser le courrier).

Quelle assistance du salarié ?

Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise .

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la convocation doit rappeler « que le salarié peut se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ».Cette mention est obligatoire.

 Dans les entreprises non dotées d’Institutions Représentatives du Personnel (DP, CE, CHSCT), la convocation doit en outre préciser que le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié et indiquer « l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition » (l’adresse de la mairie et l’adresse de l’inspection du travail ou DIRECCTE).

L’omission d’une de ces adresses (qui doivent être précises) constitue nécessairement une irrégularité de procédure même si le salarié réussit à se faire assister.

 Le salarié qui souhaite se faire assister, lors de l’entretien préalable à son licenciement, par un conseiller du salarié communique à celui-ci la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

Le salarié informe l’employeur de sa démarche. Il ne faut pas oublier cette formalité, même si aucun formalisme n’est requis.

La mention de possibilité d’assistance par un conseiller du salarié dans une entreprise pourvue d’IRP (ouvrant « au salarié une option qui n’existe pas ») est également une irrégularité de procédure . La présence d’institution représentative du personnel s’apprécie à l’échelle de l’entreprise, pas de l’établissement).

L’absence de l’assistant choisi ne rend pas la procédure irrégulière sauf s’il est prouvé qu’elle résulte de la volonté de l’employeur.

Quelle représentation ou assistance de l’employeur ?



L’employeur peut se faire remplacer par une personne qui en a mandat. « La faculté de représenter l’employeur à l’entretien préalable n’est pas réservée au seul délégataire du pouvoir de prononcer le licenciement »

Aucune délégation de pouvoir écrite n’est exigée.

Seule limite imposée, le représentant de l’employeur doit appartenir à l’entreprise. C’est le cas d’un travailleur temporaire qui effectue sa mission de remplacement d’un DRH.

Lors de l’entretien préalable, l’employeur ne peut être accompagné que d’une personne appartenant au personnel de l’entr